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Ufficio stampa

Uno degli strumenti di comunicazione da utilizzare per la promozione di un evento è l’ufficio stampa. In genere, è un’attività che io per prima propongo ai miei clienti e che, in base al tipo di evento, riesce a raggiungere ottimi risultati.

Proprio la tipologia di evento è la prima discriminante che deve essere presa in considerazione nella fase di scelta degli strumenti di comunicazione: un evento privato, come un matrimonio o un evento aziendale che coinvolge soltanto lo staff aziendale, in genere non ha necessità di essere comunicato attraverso i media.

Ovviamente ci sono delle eccezioni, nel caso in cui il matrimonio coinvolga personaggi conosciuti dall’opinione pubblica, o se l’evento aziendale, pur essendo dedicato ai dipendenti, ha influenza al di fuori del contesto aziendale stesso perché rappresenta un anniversario importante nella storia del settore, ha particolari caratteristiche di unicità e innovazione (grandezza, internazionalità, presenza di VIP), oppure è l’occasione per la presentazione di un nuovo prodotto che cambierà le regole del mercato…

Insomma, deve esserci una notizia che può interessare un pubblico esterno e che perciò necessita della competenza dell’addetto stampa per essere comunicata.

Se l’evento è aperto a tutti il problema non si pone! Sempre in funzione della notiziabilità di ciò che l’evento rappresenta è possibile per l’addetto stampa pianificare diverse attività:

  • stesura e invio di comunicati stampa
  • organizzazione di una conferenza stampa
  • invito a una preview solo per un gruppo ristretto di voci autorevoli del mondo dei media
  • organizzazione di interviste ai relatori o VIP che presenzieranno all’evento

Parlare e far parlare dell’evento attraverso articoli, reportage o interviste di approfondimento prima della data in cui si svolge garantisce una notevole visibilità e aiuta a stimolare nel pubblico di riferimento il desiderio di parteciparvi.

Creare la pianificazione per le attività di comunicazione da mettere in pratica durante l’evento assicura un alto coinvolgimento emotivo per chi è presente all’evento e gran curiosità per chi non ha potuto presenziare.

Le modalità in cui un evento può trasformarsi in toto o in parte in un argomento di condivisione su quotidiani, riviste, blog, sono molteplici e buona parte del lavoro utile a direzionare questa fase creativa della pianificazione si avvale proprio delle competenze dell’addetto stampa e/o del team dell’ufficio stampa.

Mi raccomando: le informazioni e le notizie devono essere “positive”! Anche se spesso ci si appiglia al detto “L’importante è che se ne parli“, lasciare dietro di sé una scia di pareri o commenti negativi non aiuta una buona promozione dell’evento e rende il lavoro dell’ufficio stampa difficile e complesso.

Gestire la “fuga” di informazioni e ricorrere ai ripari in modo esemplare sono due delle attività che un buon addetto stampa deve saper governare con dimestichezza.